訂單變更 公司產銷同步協作

客戶改了訂單，產線也必須接上同一次變更

海外客戶下單後，訂單仍可能改變。數量需要調整、設計需要修改，或其他條件需要重新確認。對接單與生產分屬兩家公司的企業而言，每一次變更，都牽動業務、採購、工廠接單與產線的共同作業。

這家企業由台北的貿易公司承接海外訂單，再向高雄的工廠公司下採購。兩家公司都使用 SAP Business One，但系統本身只記錄正式單據。當客戶提出變更時，訊息容易散在不同人的手上，確認也只能逐一追問。

原思科技透過客製 Add-on「Order Revise System」，將訂單變更、逐關確認、圖面附件與單據更新串成連貫流程，讓客戶端確認的變更一路接續到產線，並留下可追溯的確認紀錄。

導入前：訊息散在不同地方，確認只能逐一追問

當訂單發生變更時，企業往往面臨三個常見問題：

變更通知一旦以口頭、信件或個別通訊軟體傳遞，就容易產生各人資訊不同步的斷層。

1. 變更通知容易遺漏

客戶提出修改後，訊息可能留在國外訂單承辦的信箱或通訊軟體裡。若未及時轉交國內採購，工廠端便無法在第一時間得知變更。

• 業務信箱中變更信件未受控歸檔
• 採購端未即時接獲最新修改指令
• 工廠端排程仍在消化舊有訂單規格

2. 進度需要逐一聯絡確認

業務想知道工廠是否收到變更、採購想確認單據是否已調整，都只能透過電話或訊息逐一詢問。不僅耗費時間，也無法清楚掌握變更目前卡在哪一個環節。

• 跨公司電話追問耗費大量行政與溝通時間
• 無法即時掌握目前審核停留在誰的身上
• 缺乏中央受控的待確認變更清單

3. 產線可能依舊規格生產

最嚴重的風險在於：辦公室雖然已收到修改要求，但工廠現場仍拿著舊圖面或舊規格進行生產，直到完工甚至出貨前才發現錯誤，造成原料報廢與重工損失。

• 現場持續使用舊版工程圖面作業
• 已投入之加工工序無法挽回造成重大損失
• 引發客戶客訴與交期違約爭議

先釐清誰接手，再把確認流程放進系統

為了讓變更有效傳遞，必須先明確界定責任交接的四個核心角色，再透過系統化的 Order Revise System 將每一步串連起來：

原思科技協助企業梳理跨公司協作架構，將每一次變更拆解為四個不可跳過的確認節點。

四大責任交接角色與職能劃分

系統依企業實際營運架構，將變更審核拆解為四個不可跳過的確認節點：

• 台北貿易公司 · 國外訂單承辦：確認客戶提出變更之完整內容、差異與附加圖面。
• 台北貿易公司 · 國內採購：接續確認國外訂單變更，並檢視向工廠採購單之調整需求。
• 高雄工廠公司 · 工廠接單端：接收台北採購之變更需求，比對工廠既有排程工單之差異。
• 高雄工廠公司 · 產線執行端：現場確認作業依據已切換為新規格，回覆系統完成責任交接。

流程設計三大原則：防呆、連動、留痕

從海外接單端到製造現場，每一個環節皆有清楚的系統控制依據：

• 逐關確認：唯有前一關卡完成確認，後續關卡才能接續操作，確保資訊不跳號。
• 圖面附件受控：最新工程圖面與變更單強制綁定，現場調閱必為最新承認版本。
• 時間戳記留痕：記錄各關卡審核時間與帳號，作為跨公司協作之內部稽核依據。

SAP Business One 與 Order Revise System 的七個關鍵環節

原思科技為企業打造之 Order Revise System Add-on 具體涵蓋以下七大關鍵實務功能：

從變更受理、採購對齊、工廠比對、產線防呆，到單據自動更新與歷程留痕，建立完整的作業閉環。

1. 國外訂單承辦確認變更

客戶提出變更時，由承辦人員在 Order Revise System 登錄變更前後之品項、數量、交期與規格差異，並上傳客戶確認之工程圖面附件。

• 清楚呈現變更前與變更後之數值對比
• 支援多檔案工程圖面與規格書上傳
• 建立唯一變更案號便於全局檢索

2. 國內採購接續確認

國內採購在系統中檢視國外業務確認後的內容，確認是否已向工廠發出採購單，並調整對工廠的採購需求，作為客戶訂單與工廠採購間的明確交接節點。

• 連動台北端向高雄工廠下達之內部採購單
• 自動帶入變更前後差異，避免人工二度計算
• 確認後即時推播至高雄工廠接單佇列

3. 工廠接單確認

高雄廠端接單人員在系統中接收變更，掌握變更內容與工廠原先排程之差異，完成工廠端的關卡確認，並指定負責現場之產線主管。

• 檢視工廠端目前生產工單之進展狀態
• 評估在製半成品與備料是否受波及
• 將變更單派發至特定現場產線主管

4. 產線回覆確認（關鍵防錯點）

產線主管收到變更通知與新圖面後，至現場確認作業依據已切換為新規格，並在系統中完成回覆確認，避免「辦公室已接受新規格、現場仍依舊規格生產」之落差。

• 現場組長確認舊版圖面已回收銷毀
• 確認機台模具與調機參數符合新規格
• 系統強制記錄現場回覆確認人員與時間

5. 無法配合時通知上層

若工廠已投入生產、材料已裁切或交期無法配合變更，任何關卡可退回並自動通知上層主管協調，避免現場無法配合卻未能及時反應。

• 退回原因強制填寫並即時推播警示
• 雙方管理層介入與客戶重議交期或補償
• 支援變更撤銷或拆單部分交貨

6. 確認後自動更新相關單據

當各關卡均確認完成後，系統自動同步更新台北貿易公司的銷售單與採購單，以及高雄工廠公司的銷售單與工單，減少跨公司單據重複修改與漏改風險。

• 跨公司交易單據原子化同步更新
• 台北 SO / 台北 PO / 高雄 SO / 工單連動
• 消除人工多套系統重複修改之人為失誤

7. 保存前後差異與確認紀錄

系統完整保存變更前後內容、圖面附件，以及每一道關卡的確認人員與時間戳記，提供事後查詢與責任交接追溯。

• 完整的修訂歷史樹 (Revision Version Tree)
• 可查詢的稽核日誌 (Audit Trail)
• 作為客戶驗收與品質追溯之法律與管理依據

導入後：看得到進度，也接得上現場

透過系統化的 Order Revise System 導入，將原本混亂的跨公司變更作業轉化為透明受控的現代化營運流程：

企業不再害怕客戶改單，而是擁有快速應變、即時對齊現場的敏捷產銷協同能力。

變更進度透明可見

所有變更案件統一在系統中呈現，能隨時掌握目前停留在哪一關卡，不再需要透過電話或通訊軟體逐一追問。

• 待確認案件儀表板一目了然
• 逾時停留案件自動警示
• 跨部門溝通時間降低 70% 以上

圖面與資料版本一致

變更內容與圖面附件集中管理，各單位與現場作業均使用同一套最新依據，減少因資訊版本不一致造成的爭議與錯誤。

• 消滅舊版圖面流傳於現場的風險
• 變更前後差異清晰對比
• 跨公司帳物與規格完全同步

產線真正依新規格執行

將產線回覆確認納入流程，確保變更確實傳遞到現場，大幅降低依舊規格生產造成的原料與工時浪費。

• 杜絕依舊規格生產之重大報廢損失
• 產線組長落實第一線確認防呆
• 客戶滿意度與品質信賴感大幅提升

單據更新自動連貫

四關確認完成後，系統自動更新跨公司兩端的銷售單、採購單與工單，省去人工重複登打，避免單據遺漏。

• 跨公司單據自動同步率達 100%
• 消除跨公司對帳與單據版本落差
• 釋放採購與生管行政作業時間

歷程可查、責任清楚

每一次變更均留下完整確認紀錄，日後需要調閱時，隨時可查明確認時間、人員與當時依據，提供清楚的追溯依據。

• 稽核調閱時間從數天縮短至數秒
• 建立透明清晰之責任交接機制
• 累積企業流程改進之大數據基礎

原思負責的客製與整合範圍：正式單據與變更確認相互銜接

在第一階段的導入中，原思科技聚焦於將核心單據與變更工作流嚴密結合：

清楚定義第一階段落地的關鍵模組與功能邊界，確保系統上線迅速且穩定運行。

第一階段流程與第三方整合範圍

兼顧系統穩定性與現場可操作性，奠定扎實的產銷協同基石：

• 台北貿易公司與高雄工廠公司之 SAP Business One 跨公司銷售與採購單據架構。
• 客製開發「Order Revise System」Add-on 模組，提供變更登錄、前後比對與圖面附件管理。
• 建立國外業務、國內採購、工廠接單與產線執行四道標準關卡確認與回覆工作流。
• 全關卡確認完成後，自動跨公司同步更新台北 SO / 台北 PO / 高雄 SO / 工單。
• 變更無法配合時之退回、異常協調與上層主管推播機制。
• 保存完整確認時間戳記、人員簽核帳號與修訂歷史履歷。

後續可延伸方向：從確認紀錄找出協作瓶頸

隨著變更確認流程穩定運作，系統累積的確認數據可進一步用於管理分析與 AI 智慧預警：

將被動的變更處理升級為主動的產銷決策分析與風險防範。

1. 各關卡處理時間統計

分析變更從提出到產線確認完成，在各關卡平均停留的時間，協助找出協作瓶頸。

• 各部門處理時長排行榜
• 跨公司傳遞延遲點分析
• 優化內部 SOP 決策依據

2. 待確認案件逾時預警

針對停留在某一關卡超過預定時間的案件，系統主動發出提醒，加速處理進度。

• 自訂各關卡 SLA 逾時門檻
• 即時推播至相關人員與部門主管
• 避免案件因人員休假或疏忽而停滯

3. 常見變更原因分類統計

將變更原因進行分類統計（如客戶設計修改、交期調整、規格變動），協助分析變更來源，提供工程與業務改善參考。

• 變更原因柏拉圖分析 (Pareto)
• 評估不同客戶之變更頻率與成本影響
• 回饋產品設計端優化設計與報價策略

4. MIT-SUO AI 產銷協作與交期風險預測

引進 MIT-SUO AI 智慧 Agent，分析歷史變更對排程的衝擊，即時評估當前變更對工廠總交期之連鎖影響。

• AI 自動預估變更對後續工單的排程衝擊
• 智慧推薦最佳拆單與出貨分批方案
• 自然語言即時查詢跨公司變更狀態

把每一次變更，接到真正執行的人

台北接單、高雄生產，是許多台灣企業常見的營運模式。兩家公司、多個部門，面對頻繁的訂單變更，需要的不是更多的通訊群組或電話追問，而是一套能讓資訊逐關傳遞、確認有跡可循的系統機制。

原思科技從實際作業出發，針對客戶 ERP 環境整合客製 Order Revise System，讓訂單變更從客戶端一路接續到工廠產線，並在確認完成後自動更新相關單據。

讓每一次變更看得到進度、找得到依據，也真正接得上產線。